Neue Mitteilungspflicht für Kassenbetreiber: Das müssen Sie wissen!

Ab dem 01.01.2025 tritt eine neue Meldepflicht für Kassensysteme in Kraft, wie das Bundesministerium der Finanzen (BMF) in einem Schreiben vom 28. Juni 2024 veröffentlicht hat. Die Mitteilungspflicht an sich ist schon länger bekannt, doch die Einführung wurde mehrfach verschoben. Diese neue Regelung gilt für alle Arten von elektronischen Kassensystemen, unabhängig davon ob sie gekauft, geleast oder gemietet sind.

Was umfasst die Meldepflicht?

Die neue Meldepflicht betrifft nicht nur die Inbetriebnahme von Kassensystemen, sondern auch Änderungen und die Außerbetriebnahme. Jede dieser Meldungen muss innerhalb der eines Monats erfolgen.

Insbesondere Änderungen können vielfältig sein, weil hierunter bspw. auch Änderungen zum Standort einer Kasse zählen oder auch der Austausch der TSE, bspw. nach Defekt oder Zertifikatsablauf. Zudem wird der Umgang mit Ersatzkassen durch die neuen Regelungen potentiell erschwert.

Die Meldung muss folgende wichtige Informationen enthalten:

Angaben zum Betreiber: Name und Kontaktdaten des Betreibers und des Kassensystems.
Standort: Wo das Kassensystem im Einsatz ist.
Hard- und Software und Sicherungseinrichtung: Details zur verwendeten Kassensoftware und zur technischen Sicherungseinrichtung (TSE).

Bitte beachten: Es ist auch die Angabe der Seriennummer einer Kasse notwendig. Die Seriennummer meint im Umfeld von PC-Kassen oftmals aber nicht die Seriennummer des Gerätes, die möglicherweise sichtbar von außen auf dem Typenschild steht, sondern die Seriennummer der Kassensoftware selbst – insbesondere wenn diese als Bundle mit der Hardware kombiniert wird. Dies gilt auch im Falle der ITR POS Lösungen.

Sonderregelungen und Ausnahmen

Auch in dieser Verordnung gibt es einige Ausnahmen und Sonderregelungen, die
wir für sie kurz auszugsweise zusammengefasst haben:

Für Anschaffungen, die vor Einführung des neuen Mitteilungsverfahrens oder bis zum 30.06.2025 getätigt werden, gilt die verlängerte Frist bis zum 31. Juli 2025.
Kassensysteme, die endgültig bis zum 30.06.2025 außer Betrieb genommen werden, müssen
generell nicht gemeldet werden, sofern keine Anschaffung gemeldet wurde.

Fazit

Die neue Mitteilungspflicht soll mehr Transparenz und Kontrolle über die Nutzung von Kassensystemen schaffen. Kassenbetreiber sind verpflichtet sich rechtzeitig über die neuen Anforderungen zu informieren und sicherstellen, dass sie alle notwendigen Meldungen fristgerecht eingereicht werden.

Die Übermittlung erfolgt über die ELSTER-Schnittstelle und die Bestätigung der Einreichung ist in der Verfahrensdokumentation als Anhang vorzuhalten. Sie soll dem Prüfer einen schnellen Überblick in der Filiale ermöglichen, insbesondere im Rahmen der sogenannten Kassen-Nachschau.

Für weitere Informationen und detaillierte Anforderungen können Sie das vollständige BMF-Schreiben vom 28.06.2024 hier einsehen. Die ITR POS Lösung wird rechtzeitig ab 2025 entsprechende Möglichkeiten und Informationen für die Meldung bereitstellen.