Hardware- oder Cloud-TSE: Welche Lösung passt zu Ihrem Kassensystem?
Seit Einführung der Kassensicherungsverordnung müssen alle elektronischen Kassen über eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Bei der Umsetzung stellen sich Einzelhandel, Gastronomiebetriebe, Bäckereien und Co. jedoch dieselbe Frage: Hardware-TSE oder Cloud-TSE? Dabei gilt, wie so oft: Beide Verfahren haben Vorteile. Am Ende muss die Lösung zu den eigenen Anforderungen passen. Eine Gegenüberstellung.
TSE in Kürze
Sicherheit, Protokollierung und somit der Schutz von Kassensystemen vor Manipulationen stehen im Mittelpunkt der Technischen Sicherheitseinrichtung. TSE sorgt dafür, dass:
- alle Kassenvorgänge manipulationssicher aufgezeichnet werden,
- keine Daten nachträglich verändert oder gelöscht werden können,
- jede Transaktion eine eindeutige Signatur erhält,
- alle Vorgänge für Finanzbehörden prüfbar sind (Kassen-Nachschau § 146a AO).
In Deutschland müssen TSEs zudem zertifiziert sein – entweder als Hardware oder als Cloud-Dienst eines zertifizierten Anbieters.
Hardware-TSE: Vorteile und Grenzen
Bei der Hardware-TSE wird die Kasse über ein physisches Gerät abgesichert. Das kann ein USB-Stick, eine SD-Karte oder ein weiteres Modul sein, das direkt an der Kasse angeschlossen wird.
Die Hardware übernimmt dabei die Signierung aller Kassenvorgänge lokal und unabhängig von einer Internetverbindung – was einen der größten Benefits darstellt.
Vorteile:
- Ideal bei schlechter oder fehlender Internetverbindung: Die Signierung läuft direkt am Gerät, Ausfälle durch schwaches WLAN gibt es nicht.
- Einfache Integration: Viele Kassensysteme unterstützen Hardware-TSEs per „plug & play“.
- Volle Kontrolle vor Ort: Unternehmen behalten die TSE physisch im Haus.
Grenzen:
- Risiko technischer Defekte: Wie bei jedem Hardware-Bauteil sind Ausfälle, Schäden oder Verschleiß möglich.
- Mehrkosten: Im Falle von Hardware-Fehlern können zusätzliche Kosten auftreten. Diese vorauszuplanen, ist unmöglich.
- Zertifikatsablauf zwingt zum Austausch: Die Zertifikate laufen spätestens nach fünf Jahren ab – dann muss ein neues Gerät beschafft werden.
- Wartungsaufwand: Austausch, Updates und physische Sicherheit liegen in der Verantwortung des Betriebs. Wird die Wartung vergessen, kann das Sicherheitslücken oder Compliance-Verstöße nach sich ziehen.
- Begrenzter Speicher: Je nach System können große Datenmengen Anforderungen erhöhen.
Cloud-TSE: Vorteile und Grenzen
Bei einer Cloud-TSE – etwa von fiskaly – erfolgt die Signierung der Transaktionen nicht lokal im Kassensystem, sondern über einen zertifizierten Cloud-Dienst. Die Kommunikation zwischen Kasse und TSE findet verschlüsselt und in Echtzeit statt.
Vorteile:
- Keine Hardware, keine Ausfälle: Bei Cloud-TSE muss keine Hardware angeschlossen, überwacht oder ausgetauscht werden. Sobald eine Internetverbindung besteht, läuft das System.
- Zertifikatswechsel ohne Aufwand: Zertifikate werden zentral erneuert – für Unternehmen völlig transparent und ohne eigene Ressourcen zu binden.
- Zentrale Datenbereitstellung: Berichte für das Finanzamt stehen zentral, einheitlich und schnell zur Verfügung und ermöglichen eine schnelle Datenbereitstellung im Rahmen einer Kassennachschau.
- Planbare Kosten: Monatliche Gebühren lassen sich gut kalkulieren. Unvorhergesehene Hardware-Ausfälle, die weitere Kosten nach sich ziehen können, gibt es hier nicht.
- Höhere Datensicherheit: Die redundante Speicherung minimiert das Risiko von Datenverlusten.
- Schnelle Skalierbarkeit: Ideal für Filialbetriebe oder Unternehmen mit vielen Kassen.
Grenzen:
- Internetabhängig: Eine Cloud-TSE benötigt eine dauerhafte Online-Verbindung.
- Datenschutz & Compliance: Die externe Speicherung erfordert Vertrauen, seriöse Anbieter und die Einhaltung der DSGVO.
Welche TSE passt zu welchem Betrieb?
Die Wahl zwischen Hardware- und Cloud-TSE hängt insbesondere von drei zentralen Faktoren ab. Essenziell ist in erster Linie die Frage nach der Internetverfügbarkeit. Ist lediglich eine instabile Verbindung gegeben, dann sollten sich Verantwortliche nicht für eine Cloud-TSE entscheiden. Bei stabiler, permanenter Internetverbindung steht diesem Verfahren nichts im Wege, aber auch die Hardware-TSE kann aufgrund anderer Aspekte sinnvoll sein. Beispielsweise spricht eine häufige mobile Nutzung in Foodtrucks, auf Marktständen oder bei der landwirtschaftlichen Direktvermarktung für Hardwarekomponenten.
Die Anzahl der Kassen wirkt sich ebenfalls auf die Entscheidung aus. Blickt das Unternehmen auf eine Einzelkasse oder einige wenige Geräte, genügt die Nutzung der Hardware-TSE meist aus. Mit zunehmender Anzahl an Kassen und bei mehreren Filialen senkt die zentrale Verwaltung über Cloud-TSE den Aufwand erheblich.
Schließlich sollten Verantwortliche die eigenen Prozessanforderungen berücksichtigen. Bei hohen Anforderungen an Automatisierung, Reporting und Compliance bietet eine Cloud-TSE klare Vorteile. Hardware-TSE kann bei einfachen Abläufen und ohne umfassende digitale Infrastruktur häufig den pragmatischeren Weg darstellen.
Es gibt damit nicht die eine richtige Lösung. Am Ende sollte die Wahl auf das Verfahren fallen, das technische Gegebenheiten, Betriebsabläufe und Zukunftspläne der eigenen Organisation bestmöglich abbildet. Daher unterstützt unsere intelligente Kassenlösung ITR POS sowohl die physische TSE (USB- oder SD, beispielsweise von Swissbit), als auch die Cloud-TSE von fiskaly.
Maßgeschneiderte Sicherheit
Mit der passenden TSE-Lösung lassen sich gesetzliche Anforderungen nicht nur erfüllen – sondern Abläufe auch effizienter und moderner gestalten. Entscheidend ist, dass die Wahl zur eigenen Betriebsrealität passt. Wer seine Bedürfnisse kennt, macht einen großen Schritt hin in Richtung Compliance, Kosteneinsparung und Effizienz.