Digitale Transformation in Backstube, Konditorei und Café – dank Branchenlösung
Damit Brötchen, Brot und Gebäck über die Theke gehen können, greifen im Hintergrund zahlreiche Prozesse ineinander. Einkauf, Produktionsplanung, Warenwirtschaft, Disposition, Kassensystem und Finanzbuchhaltung müssen reibungslos zusammenspielen. Doch die Steuerung erfolgt in vielen Bäckereien, Konditoreien und Cafés noch über mehrere Systeme hinweg. Mehr Effizienz, Transparenz und Planungssicherheit versprechen integrierte ERP-Branchenlösungen.
Digital weiterdenken
Tradition, Qualität und Erfahrung: Auf diesen drei Säulen bauen die meisten Bäckereien und Konditoreien seit jeher auf. Das heißt aber nicht, dass sie auf neue Technologien verzichten. Viele Handwerksbetriebe sind längst digital aufgestellt. Egal ob Kassensystem, Warenwirtschaft, Produktionsplanung oder Buchhaltung – für die unterschiedlichen Bereiche sind mehrere Softwarelösungen im Einsatz.
Doch damit verbunden ist auch eine zentrale Herausforderung. Medienbrüche und Insellösungen bremsen Abläufe aus. Oft wirken sie sogar komplett in die entgegengesetzte Richtung: Anstatt den administrativen Aufwand zu senken, erhöhen sie ihn. Denn durch isolierte Tools erhält meist auch die doppelte Datenerfassung Einzug ins Unternehmen. Prozesse verkomplizieren sich und Transparenz geht verloren.
Komplettlösung – auch keine Alternative
Wer sich nun freut, da er nicht auf viele Systeme, sondern eine Komplettlösung blickt, sollte nochmals einen Moment innehalten. Schließlich sind diese ebenso problematisch. Einerseits, weil Nutzer mit ihnen Flexibilität einbüßen. Sie sind an die einzelnen Komponenten gebunden, selbst wenn ein anderer Anbieter einen Teilbereich, wie beispielsweise die Warenwirtschaft, wesentlich effizienter abbilden könnte.
Andererseits sind damit auch Abstriche in der Leistung verbunden. Tatsächlich ist es angesichts der sich stetig ausweitenden Softwarelandschaft unrealistisch, genau in einer Lösung das Beste für alle Aufgaben in Bäckereien, Konditoreien und Cafés zu finden. Empfehlenswert ist daher ein integriertes ERP-System, das dank Schnittstellen auch andere Anbindungen zulässt. Der Ansatz „Best-of-Suite“ wird somit durch eine „Best-of-Breed“-Strategie ersetzt.
Das Beste aus allen Welten
Es gilt also, Prozesse von der Backstube über die Filiale und bis zur Verwaltung zu digitalisieren und zu automatisieren, um Ressourcen, Zeit und Kosten zu sparen. Branchenspezifische ERP-Systeme wie OrgaBack schaffen hierfür die Basis. Der Betrieb lässt sich mit ihnen über eine Software abbilden. Ein Widerspruch zum vorherigen Absatz ist das nicht. Denn dank der offenen API-Architektur lassen sich andere Speziallösungen unkompliziert anbinden.
Mit Blick auf OrgaBack beispielsweise wird der Mehrwert schnell deutlich. Als Fusion aus dem Warenwirtschaftssystems Orgasoft.NET mit der Rezeptsteuerung des Bäckereispezialisten WinBack ist der Grundstein für eine erfolgreiche Branchenlösung bereits gelegt. Produktaufträge und produzierte Ware lassen sich zwischen Produktionssteuerung und Warenwirtschaft automatisiert austauschen. Artikel-, Lieferanten-, Filial- und Kundendaten liegen zentral an einem Ort – und ausschließlich an diesem. Doppelte Datenführung ist passe und mit ihr auch unnötige Fehlerquellen. Dank automatisierter Bestellvorgänge ist stets für ausreichend Rohstoffe gesorgt. Auch das Lieferantenmanagement lässt sich bequem steuern. Bestellvorgänge werden automatisiert in Backaufträge umgewandelt, die sich wiederum durch die digitale Produktionssteuerung direkt nach Rezeptur umsetzen lassen.
Für eine flexible Steuerung des gesamten Betriebs braucht es aber noch weitere Entlastung. Mit dem ERP-System OrgaBack behalten Verantwortliche maximale Entscheidungsfreiheit über die Auswahl passender Drittsoftware – ob für die weitere Disposition, die Verwaltung oder das Personal. An das Herzstück einer jeden Filiale ist ebenfalls gedacht: das Kassensystem.
Wertvolle Kasseneinblicke
Die Kasse ist zentral für den Kundenkontakt. Sie entscheidet über die Schnelligkeit und Verlässlichkeit bei Verkäufen, was am Ende auf die Kundenzufriedenheit einzahlt. Neben Bon-Übernahme zwischen Kassen, dem Angebot verschiedener Bezahlmethoden, digitalen Belegen und individueller Kundenansprache ebenso wie einer Backoffice-Anbindung ist für die optimale Handhabung vor allem der Datenaustausch entscheidend.
Genau hier kann die Integration zum ERP-System seine positive Wirkung entfalten. Bewährte Schnittstellen ermöglichen einen schnellen und sauberen Datenabgleich in beide Richtungen. Umsätze- und Einkaufsdaten, die an der Kasse generiert werden, kann OrgaBack damit analysieren und, wo nötig, Verbesserungspotenziale bezogen auf Artikel, Filialen oder Geschäftskunden aufzeigen. Die gemeldeten Kassenverkäufe nutzt OrgaBack um Filialbestände zu aktualisieren und Bedarfe zu prognostizieren. Zusätzlich sind Tourenplanung, Lieferscheine und Faktura direkt integriert.
Bei der Kassenintegration unserer POS-Kassensoftware mit OrgaBack ergeben sich somit zum Beispiel diese Vorteile:
- Preisänderungen – stichtagsgenau oder ad hoc automatisiert für alle Filialen
- Aktionsverwaltung – flexible, maßgeschneidert und auswertbar
- Kalkulationskontrolle – anhand aktueller Einkaufspreise und unter Berücksichtigung von Lohn- und Maschinenkosten
- Bestellerfassung – von der Aufnahme an der Kasse bis zur Übergabe zum Wunschtermin
- Retourenerfassung – Übernahme erfasster Restbestände zum Ladenschluss
- Lieferscheine – mit durchgängigen Prozessen zur Rechnung für Lieferkunden
Zukunftssichere Steuerung
Für eine erfolgreiche digitale Transformation braucht es in Bäckereien, Konditoreien und Cafés also weit mehr als einzelne Software oder einschränkende Komplettlösungen. Am Ende muss eine Lösung gefunden werden, die Bereiche verlässlich abbilden kann und auch die Anbindung weiterer Branchensoftware zulässt. Kurz gesagt: Auf das Zusammenspiel kommt es an, um das Beste aus allen Welten zu vereinen und den effizienten Betrieb sicherzustellen.