Datenbasierte Entscheidungen beim Personaleinsatz im Handel

Zwischen Fachkräftemangel, kontinuierlich steigendem Kostendruck und sich wandelnden Kundenanforderungen geraten Retailer immer häufiger an ihre Grenzen. Die Personalplanung trägt ihr Übriges dazu bei. Zu wenig Personal, und der Service leidet. Zu viel, und die Marge schrumpft. Die richtige Balance zu finden, stellt heute eine notwendige Kernkompetenz dar – und gelingt besonders gut mit verlässlichen Zahlen.

Zahlen, bitte!

Analoge Prozesse dominieren in vielen Filialen. Auch bei der Personalplanung greifen Verantwortliche auf Excel-Listen, manuell erfasste Arbeitszeiten und Pausendokumentation auf Zetteln zurück. An Echtzeitdaten und Transparenz bezüglich Spitzenzeiten ist in den meisten Fällen überhaupt nicht zu denken. Die Personalverwaltung entwickelt sich zur administrativen Überbelastung für die Verantwortlichen. 

Außerdem kosten die ineffizienten Prozesse Zeit und bergen Fehlerquellen. Vor allem, wenn die Daten aus unterschiedlichen Systemen stammen: Kasse hier, Zeiterfassung dort. Was fehlt, ist eine gemeinsame Sprache der Systeme und deren so notwendige Verbindung. 

Zeiterfassung an der Kasse – digital, automatisiert und zuverlässig 

Doch die Realität sieht bislang anders aus: Während Kassensysteme längst minutengenau erfassen, wann verkauft wird. Laufen Personalprozesse oft auf einer völlig anderen Datenebene. Die Folge: doppelte Pflege, unsichere Datenlage, fehlende Übersicht. Hier zeigt sich, wie wertvoll eine technische Brücke zwischen den Systemen sein kann. Wenn Zeiterfassung, Pausenverwaltung und Umsatzanalyse miteinander kommunizieren, entsteht ein geschlossener Informationsfluss. Damit liegt die Basis für effizientere Entscheidungen zugrunde.

Ein Praxisbeispiel: Durch die direkte Verbindung der Kassenlösungen ITR POS und der HR-Software E2N werden Arbeitszeiten dort erfasst, wo sie tatsächlich anfallen: an der Kasse. Sobald sich Mitarbeiter ein- oder ausloggen, werden Beginn, Ende und Pausen automatisch dokumentiert und sicher in die Personalsoftware übertragen. Die Synchronisierung erfolgt über eine Cloud-Schnittstelle in Echtzeit. Arbeitszeiten und Anwesenheit stehen somit jederzeit aktuell und zentral zur Verfügung – ohne Medienbruch, ohne Umwege. Manuelles Nachpflegen oder fehleranfällige Zettelwirtschaft entfallen.

Daten für Entscheidungen

Besonders spannend wird es, wenn Retailer Personal- und Umsatzdaten miteinander kombinieren. Die Integration ermöglicht Auswertungen auf Stundenbasis: Wann sind die umsatzstärksten Phasen? Wann sinkt die Frequenz? Wie viele Mitarbeiter sind wann eingeplant? Durch datenbasierte Antworten auf diese Fragen lassen sich Schichten letztlich gezielt anpassen. 

In der Zusammenarbeit von ITR POS und E2N werden die Umsätze auf Stundenbasis gemeldet, das heißt, dass Differenzen über den Tag sichtbar werden. Das Potenzial für eine effizientere Einsatzplanung und eine optimierte Kostendeckung ist offensichtlich. Weiterdenken lässt sich hier mit der ITR POS Sales App. Denn mit ihr können Retailer Umsätze je Mitarbeiter abrufen. Alle Vorteile lesen Sie in unserem Blog „Smarte Umsatz-Auswertung per App“. 

Mehr Transparenz. Weniger Aufwand. 

Entlastung beginnt also bei der IT. Die technische Schnittstelle zwischen Kassensystem und HR-Software sorgt dafür, dass Personalplanung, Zeiterfassung und Auswertung digital, automatisiert und zuverlässig ablaufen. Dabei gilt: Jede automatisierte Minute bringt Entlastung mit sich. Weniger Bürokratie und mehr Zeit eröffnen neue Freiräume fürs Wesentliche – Kunden, Teams und Service.  

Wenn die Kasse mitdenkt, gelingt die Personalplanung also intuitiv und verlässlich. Die Vorteile auf einen Blick: 

• Zeitersparnis und Personalentlastung
• Transparenz für Management und Mitarbeiter
• Fairness durch exakte Zeiterfassung
• Jederzeit nachvollziehbare Daten 
• Schnellere Reaktion auf betriebliche Veränderungen

Effizient in die Zukunft

Digitalisierung ist im Handel längst Voraussetzung, um langfristig wettbewerbsfähig wie auch wirtschaftlich stabil zu bleiben. Wer seine Systeme vernetzt, arbeitet nicht nur effizienter, sondern schafft die Basis für strategische Beschlüsse: von der Personalplanung über Filialoptimierung bis hin zu Predictive Analytics. Denn die Zukunft des Handels entscheidet sich nicht an der Kasse – sondern in den Daten dahinter.

Sie sind bereit für ein Kassensystem, das mehr kann? Wir helfen Ihnen gerne beim Einstieg!