E-Rechnungspflicht: Was stationäre Handels- und Gastronomiebetriebe jetzt wissen müssen?
Pflichten bedeuten häufig Mehraufwand. Deshalb kämpft auch die E-Rechnung, die seit 01. Januar 2025 – wenngleich mit ein paar Übergangsregelungen – verpflichtend ist, mit ihrem schlechten Ruf. Doch in Wahrheit bietet die Digitalisierung hier Vorteile, die die anfänglichen Mühen schnell vergessen machen. Nämlich dann, wenn sinnvolle Synergien geschaffen werden. Im Handel und in der Gastronomie beispielsweise, indem das Kassensystem nicht nur für den Bezahlvorgang genutzt wird, sondern direkt gesetzeskonforme E-Rechnungen an Geschäftskunden erstellt.
Was gilt bei der E-Rechnung für Einzelhandel, Gastronomie und Co.?
Wie in jeder Branche gilt die E-Rechnungspflicht ausschließlich im B2B-Bereich (vgl. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG i. V. m. Art. 20 ff. Wachstumschancengesetz (WaChaG), BGBl. I Nr. 108/2024). Das heißt, an der Kasse im Kontakt mit privaten Endverbrauchern ändert sich nichts. Hier genügen weiterhin Papier- oder digitale Kassenbons.
Betroffen sind demnach rein steuerbare und steuerpflichtige B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen aus dem Inland. Ausgenommen sind wiederum Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro inkl. USt (vgl. § 33 UStDV; außerdem Ausnahmen nach § 4 Nr. 8–29 UStG).
Gilt keine Ausnahme, müssen Organisationen seit dem 01. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen in einem der vorgeschriebenen Formate (XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und zu verarbeiten (vgl. § 14 Abs. 1 Sätze 3 und 6 UStG; EN 16931-Norm nach Art. 20 WaChaG).
Die Erstellung und der Versand sind schrittweise umzusetzen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz größer als 800.000 Euro müssen ab 01. Januar 2027 die E-Rechnungen zusätzlich versenden können. Liegt der Vorjahresumsatz darunter, sind weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen denkbar (vgl. Übergangsregelung in Art. 20 Abs. 2 WaChaG, BGBl. I Nr. 108/2024).
Ab 01. Januar 2028 gilt dann ebenfalls der Versand von B2B-E-Rechnungen für alle Firmen (vgl. Übergangsregeln in BGBl. I Nr. 108/2024).
Verlangt ein Geschäftspartner vor 2027 explizit eine E-Rechnung, muss auf diesen Wunsch eingegangen werden, und die Ausstellung ist schon früher verpflichtend (vgl. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UstG).
Mehr Informationen rund um die E-Rechnung zwischen Unternehmen (B2B) gibt das Beschaffungsamt des BMI.
Infobox: E-Rechnungsformate: Wo liegt der Unterschied?
XRechnung
Bei der XRechnung handelt es sich um ein rein strukturiertes XML-Datenformat, das sich an den europaweit gültigen Normen orientiert und in Deutschland vor allem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben ist. Die Daten sind nicht direkt als PDF lesbar, sondern werden von entsprechender Software verarbeitet.
ZUGFeRD
ZUGFeRD wiederum gilt als Hybridformat. Die Rechnung liegt als PDF vor, enthält jedoch im Hintergrund eine eingebettete XML-Datei mit sämtlichen strukturierten Rechnungsdaten. Dadurch erleichtert sich die Prüfung der Datei (in Form des bekannten PDFs) und ermöglicht gleichzeitig eine automatisierte Einlese in das Buchhaltungssystem. Diese Vorteile schätzen Retailer, Gastronomie, Bäckereien, Metzgereien und Hofläden besonders.
E-Rechnungen am Point of Sale
Ein modernes Kassensystem wie ITR POS kann weit mehr, als nur Belege für den Endverbraucher auszugeben. Wird ein Geschäftskunde bedient, lassen sich mit wenigen Schritten im Handumdrehen gesetzeskonforme E-Rechnungen erstellen – ohne dass dafür ein separater Arbeitsschritt im Büro nötig ist.
Eine direkte Bezahlung am Point of Sale ist dabei nicht notwendig. Die Ware kann alternativ über einen Lieferschein ausgegeben und im nachgelagerten Prozess automatisch zu einer E-Rechnung umgewandelt werden.
Über eine hinterlegte Kundenkartei im Kassensystem werden automatisch alle erforderlichen Rechnungsangaben (Name, Adresse, USt-IdNr. etc.) gezogen. Die Rechnung wird digital im richtigen Format erstellt, direkt versendet und gleichzeitig in der Transaktionshistorie des Systems gespeichert. Mit spürbarem Mehrwert für alle Beteiligten:
- Zeitersparnis: Keine manuelle Nachbearbeitung der Rechnungen im Backoffice.
- Fehlerreduktion: Adress- und Umsatzdaten werden direkt aus den Stammdaten übernommen.
- Compliance: Das richtige Format wird automatisch generiert – und damit die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
- Kundenzufriedenheit: Geschäftskunden erhalten ihre E-Rechnung sofort und digital, idealerweise noch bevor sie das Ladengeschäft verlassen haben
Schnittstellen ins Backoffice nutzen
Noch effizienter gestalten sich Prozesse, wenn das Kassensystem mit einem Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem verknüpft ist.
- Automatische Übergabe: Die am POS erzeugten Rechnungsdaten fließen direkt ins ERP oder in die Fibu.
- Zentrale Datenbasis: Alle Umsätze – ob B2B oder B2C – sind in einem System nachvollziehbar.
- Schnellere Buchhaltung: Keine doppelte Erfassung, keine Medienbrüche.
Pflicht nutzen – und Mehrwert schaffen!
Reiner Verwaltungsaufwand oder echter Prozessoptimierer? Wir legen uns fest: Letzteres! Denn wer die Anforderungen geschickt umsetzt, profitiert schnell von mehr Effizienz und erhält sogar eine zukunftssichere Datenbasis. Dafür braucht es lediglich passende Lösungen, die Gesetz, Sicherheit, Transparenz und wirksame Abläufe vereinen. Gerade im Handel und in der Gastronomie eröffnet die direkte Erstellung von E-Rechnungen am Point of Sale neue Möglichkeiten – von der schnelleren Abwicklung von Geschäftskundenbestellungen bis hin zur nahtlosen Übergabe an die Buchhaltung.